¿Cómo mantener mi inventario TI al día,
sin morir en el intento?

El inventario TI en general es considerado un mal necesario, y las organizaciones no le dan mayor importancia, siendo que contiene información relevante para la toma de decisiones, seguridad y cumplimiento de auditorías. 

Existen básicamente 2 formas de obtener un inventario TI: 

• Manual: se asigna un equipo de técnicos que recorren la organización revisando los equipos encontrados y registrando sus característica e información relevante en una planilla previamente definida. 
• Automático: se utiliza alguna herramienta que realice el descubrimiento de los equipos de forma automática, registrando la información en la base de datos de la herramienta. 

Independiente de la forma utilizada para levantar el inventario TI, es necesario mantenerlo actualizado en el en el tiempo. Esto tiene como objetivo de además de conocer lo que tengo, encontrar información relevante para lo siguiente: 

• Política de recambio de equipamiento obsoleto. 
• Uso correcto del equipamiento.
• Control de licenciamiento de software. 
• Seguridad del equipamiento (parches). 

Es muy fácil llegar a tener un inventario sin control y desactualizado, como también es relativamente fácil mantenerlo controlado. 

Un inventario se descontrola si no tengo el proceso que lo soporte, que me permita registrar todo lo que ocurre, los equipos TI tiene un comportamiento que depende de la dinámica de la organización:

• Se trasladan (cambio de ubicación física)
• Cambio de rol (cambio usuario)
• Estado (prestado, inactivo, reemplazo, baja, etc.)

Estos cambios ocurren continuamente y si no tengo la capacidad de registrar y controlarlos, mi inventario en el corto plazo deja de ser consistente con la realidad.

Para poder mantener un inventario al día debo contar con los procesos adecuados que lo soporten, estos procesos pueden ser transversales en la organización, un actor importante, debido a la participación que tiene en el proceso, es el área de personas, ahí se genera información muy relevante para la mantención del inventario, por ejemplo: el ingreso de nuevos usuarios, el traslado, el retiro, cambio de rol, etc.

Esta información tiene impacto en el inventario, por ejemplo, para el ingreso de un usuario nuevo a la organización, esto es lo que ocurre en el proceso de inventario:

• Asignarle computador
• Asignarle licencias de software
• Asignarle otros dispositivos de ser requeridos (impresora, escáner, etc.)
• Asignarle localización física el equipo (área, departamento, cargo, etc.)

Toda esta información debe quedar registrada, como cualquier cambio posterior. Lo mismo ocurre al reasignar el equipo o darlo de baja.

El hecho de contar con una herramienta de gestión de inventario es de gran ayuda, pero no es la solución a todo.

Como se menciona anteriormente ya sea una gestión de inventario manual o una utilizando alguna herramienta, es importante contar con los procesos definidos, los cuales permitirán controlar y entregar los indicadores del proceso.

Es necesario a lo menos una vez a año realizar una auditoría, tomando una muestra del inventario y validar que la información registrada es reflejo de la real, de esta forma es posible detectar las desviaciones y permite realizar las correcciones al inventario o al proceso de ser necesario. 

En general la gestión de inventario TI, tiene como objetivo ir más allá de contar con la información de la cantidad de activos existentes, como por ejemplo maximizar el uso de los activos TI.

Conytec con su experiencia y metodología puede ayudarte a resolver otras dudas, como también revisar en detalle el proceso de Gestión de Activos.